Gantt-Diagramm mit Excel-Vorlage erstellen

Strukturieren Sie Ihre Projekte mit dem Gantt-Diagramm! Es hilft Ihnen, teure Pannen zu vermeiden und ist einfach zu erstellen. Wenn es in Projekten nicht vorangeht, wenn ein Projektmitarbeiter darauf warten muss, dass ein anderer Projektbeteiligter seine Arbeit fertigbekommt, dann liegt das häufig auch daran, dass solche Abhängigkeiten bei der Planung nicht ausreichend berücksichtigt wurden. Um solche Pannen, die durchaus auch teuer werden können, zu vermeiden, kann man sich des Gantt-Diagramms bedienen.

Gantt-Diagramm mit Excel Vorlage erstellen

Gantt-Diagramme unterstützen das Projektmanagement, indem sie in einem Bild anzeigen, wer was bis wann zu tun hat. Gantt-Diagramme lassen sich mit sehr geringem Aufwand erstellen und geben den Projektbeteiligten einen guten Überblick über die Zeitabschnitte ihrer Teilprojekte und Arbeitsschritte.

Schritt 1: Projekt gliedern und Verantwortliche benennen

Um ein Gantt-Diagramm erstellen zu können, muss ein Projekt in mehrere Teilprojekte gegliedert werden. Jedem Teilprojekt ist ein Verantwortlicher zuzuordnen. Dann ist für jedes Teilprojekt ein realistischer Zeitrahmen anzusetzen und es ist zu prüfen, welche Projektabschnitte oder Teilprojekte voneinander abhängen.

Schritt 2: Teilprojekte eintragen

Auf der x-Achse des Diagramms werden Tage oder Wochen eingetragen. Jedes Teilprojekt wird im Diagramm als waagerechter Balken dargestellt, dessen Anfang und Ende jeweils den Start- und Endtermin angeben. Neben diesen Balken werden ergänzende Informationen geschrieben, etwa die Bezeichnung oder die interne Nummer des Teilprojekts und der Name des Verantwortlichen.

Schritt 3: Meilensteine eintragen

Unterhalb des Diagramms werden Meilensteine eingetragen, also solche Termine, zu denen die bislang erbrachten Projektergebnisse bewertet und abgenommen werden. Diese Abnahmen werden auch als „Reviews“, „Audits“ oder „Quality Gates“ bezeichnet.

Meilensteine können vor allem dann sinnvoll sein, wenn sichergestellt werden soll, dass die Teilprojekte vollständig und mit verwertbaren Ergebnissen abgeschlossen werden. In Meilenstein-Reviews werden die Projektergebnisse bewertet. Werden Mängel festgestellt, so erfolgt keine Freigabe des Projektergebnisses und es muss zunächst nachgearbeitet werden, bevor die folgenden Teilprojekte die Ergebnisse verwenden dürfen.