Vorlage für eine Aktionsliste

Delegieren Sie mit der Aktionsliste mit geringem Aufwand Aufgaben an Mitarbeiter und Teammitglieder! Die Aktionsliste enthält in einer einzigen Tabelle alle wesentlichen Informationen, um Aufgaben an bestimmte Personen zu delegieren. Sie beschränkt sich auf das Wesentliche und schafft es damit, trotz des geringen Aufwands auch grössere Aufgabenpakete übersichtlich zu verteilen und mit Zielvorgaben zu verknüpfen.

Die Aktionsliste kann immer eingesetzt werden, wenn Aufgaben verteilt werden müssen. Typischerweise kommt sie daher im Rahmen von Teamsitzungen und sonstigen Besprechungen zum Einsatz. Der Nutzen der Aktionsliste erschliesst sich aus der eigenen Lebenserfahrung: Wenn im Laufe einer Sitzung Aufgaben verteilt wurden, muss das noch lange nicht heissen, dass alle Teilnehmer wissen, wer denn nun was bis wann erledigen soll. Wenn man Tage oder Wochen später nachfragt, ob die Aufgaben erledigt wurden, stellt sich heraus, dass

• nicht klar war, wer denn eigentlich im Einzelnen für die Aufgaben verantwortlich war
• die einzuleitende Massnahme beschrieben war, aber der Zweck nicht klar geworden ist, sodass die Aufgabe zwar erfüllt wurde, aber letztlich keine Verbesserung eingetreten ist, weil man nicht mehr so recht wusste, welchen Zweck eine Aufgabe hatte
• kein Termin für die Erledigung gesetzt wurde

Aktionslisten Schritt für Schritt  umsetzen

Sie sollten die Aktionsliste schon während der Teamsitzung füllen und nicht etwa danach. Nur während der Sitzung können Sie mit den Teilnehmern abstimmen, welche Aufgaben übernommen werden sollen und bis wann sie zu erledigen sind. Die Aufgaben sollen nur mit dem Einverständnis der verantwortlichen Personen delegiert werden - Aufgaben können also nur an Anwesende delegiert werden.

Im Idealfall lassen Sie die Aktionsliste mithilfe eines Beamers für alle sichtbar anzeigen, sodass die Teammitglieder sofort widersprechen können, falls missverständliche Formulierungen in der Aktionsliste niedergelegt werden.

Die Aktionsliste wird in Kopie an die Teammitglieder ausgehändigt oder per E-Mail an sie versandt. Es ist auch möglich, Endlos-Aktionslisten zu pflegen, in denen regelmässig neue Massnahmen ergänzt werden. Solche Aktionslisten werden im Intranet abgelegt, damit alle Mitarbeiter ihre Aufgaben jederzeit verfolgen können.