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Wie Sie Verhandlungen klug vorbereiten

Im Fokus von Verhandlungen stehen das Erreichen gemeinsamer Ziele und die Schaffung einer Beziehung, von der beide Partner langfristig profitieren. Deshalb sollte nicht das Feilschen um Positionen im Mittelpunkt stehen, sondern das Verhandeln über Interessen. Ein wesentlicher Faktor für erfolgreiche Verhandlungen sind Menschen; und die Trennung von menschlicher und sachlicher Ebene ist wesentliches Element erfolgreicher Verhandlungen.

90 % des Erfolgs liegen in der guten Vorbereitung. Sie können sich sowohl zu Ablauf und Struktur als auch zum Umgang mit den Verhaltensweisen der beteiligten Personen im Vorfeld Gedanken machen und sich geeignete Massnahmen überlegen. Dabei sollten Sie bedenken, dass es unzählige Faktoren gibt, die das Verhandlungsgeschehen beeinflussen können:

  • Was ist Gegenstand der Verhandlung?
  • Sind die Verhandlungsziele festgelegt?
  • Wer sind die Teilnehmer aufseiten des Verhandlungspartners?
  • Wer sind die Teilnehmer aus dem eigenen Haus?
  • Sind alle Unterlagen vorhanden?
  • Was ist meine Verhandlungsstrategie?
  • Mit welcher Forderung gehen wir in die Verhandlung?
  • Welche Ziele möchte der Verhandlungspartner erreichen?
  • Mit welchen Argumenten wird die Gegenseite agieren?
  • Wie stark ist die eigene Verhandlungsposition?

Verhandlungspartner sind Menschen!

Bedenken Sie aber bei all Ihren Vorüberlegungen, dass Ihre Verhandlungspartner vor allem Menschen sind, die von Gefühlen und tiefverwurzelten Werten geleitet werden. Dieser menschliche Aspekt kann Ihnen beim Verhandeln nützen oder auch hinderlich sein. Auf Dauer werden aber Verhandlungen, die auf gegenseitigem Respekt, Vertrauen, Verständnis und vielleicht sogar Freundschaft basieren, effiziente Ergebnisse erbringen.

Ziele definieren

Das ist der wichtigste Schritt im gesamten Ablauf. Es gibt die unterschiedlichsten Anlässe von Verhandlungen. Daher ist es wichtig, im Vorfeld zu definieren, um welchen Anlass des Gesprächs es sich handelt. Wenn nicht eindeutig geklärt ist, worum es geht, besteht die Gefahr, am Ende das «Thema verfehlt» zu haben.

Ausserdem leitet sich die gesamte Vorgehensweise aus diesem ersten Schritt ab. Die Ziele für das Verhandlungsgespräch sollten präzise formuliert sein. Es gibt sachliche sowie persönliche Ziele, die mitbestimmend für Ihren Verhandlungserfolg sind. Diese Ziele dürfen nicht zu sehr den Inhalt und die Art der Gesprächsführung bestimmen, denn das Interesse der Teilnehmenden bzw. der Zielgruppe ist auf den Nutzen ausgerichtet. Es sollte deshalb auf eine ausgewogene Kombination der Ziele geachtet werden.

Ziele

Welchem Ziel soll Ihr Verhandlungsgespräch dienen:

  • Zu informieren?
  • Die Meinung der Zuhörer zu beeinflussen?
  • Eine Entscheidung herbeizuführen?
  • Etwas zu klären?

Bei der Definition der Ziele können Sie auch noch einmal nach sachlichen und persönlichen Zielen unterscheiden. Wozu dient diese Unterscheidung?

Sachliche Ziele

Sie beziehen sich auf den zu vermittelnden Inhalt oder die Lösung eines anstehenden Problems und beinhalten folgende Fragen:

  • Was ist Ursache für das Gespräch?
  • Gilt es, jemanden zu informieren, Informationsstände abzufragen oder ein Problem zu lösen?
  • Welches Ziel verfolgen Sie mit diesem Gespräch?
  • Was wollen Sie maximal erreichen?
  • Was sollten minimale Ergebnisse sein?
  • Welche Informationen brauchen Sie für das Gespräch?
  • Wer sind die beteiligten Personen?
  • Was wird Ihnen leicht fallen in der Verhandlungsführung?
  • Was wird Ihnen eher Schwierigkeiten bereiten?
  • Wo müssen Sie mit Widerständen rechnen?
  • Welchen Nutzen haben Ihre Ideen für den Verhandlungspartner?
  • Passen Ihre Ideen zum gestifteten Nutzen in Bezug auf Ihre Zielsetzung?
  • Wie erreichen Sie es, dass der Verhandlungspartner seine Meinung ändert oder zumindest einen Denkanstoss bekommt? Welchen Weg werden Sie daraufhin einschlagen?
  • Welche Vorgehensweise legen Sie für Ihre Verhandlung fest?

Persönliche Ziele

Auch persönlich haben Sie Wünsche an Ihre Verhandlung. Sie haben sich intensiv vorbereitet, viel Zeit und Mühe in die Vorbereitung investiert und nun möchten Sie auch die «Ernte einfahren». Lassen Sie sich diese Bestätigung auch geben. Sie haben es verdient als Mensch anerkannt zu werden. Der Verhandlungspartner soll Sie als angenehmen Menschen in Erinnerung behalten, der kreativ und interessant mit dem Partner verhandelt hat. Für die nähere Klärung der sachlichen Ziele dienen weiterhin folgende Fragen:

  • Über wen oder was soll informiert werden?
  • Warum sollen die Gesprächspartner informiert werden?
  • Wie detailliert soll informiert werden?
  • Was genau soll die Verhandlung erreichen?

Formulieren Sie ein klares Ziel, sonst wird der Weg, den Sie gehen wollen, unklar. Versuchen Sie dieses Ziel so exakt wie möglich zu formulieren und auch schriftlich festzuhalten.

Zielklärung (sachlich/persönlich)

Wenn Sie beginnen, eigene Ziele zu definieren, werden meist mehrere Ziele mit unterschiedlichen Formulierungen gefunden. Wenn Sie Transparenz in Ihre Verhandlungsführung bringen wollen, entscheiden Sie sich für ein Hauptanliegen, das Sie mit Klarheit und Prägnanz vorstellen. Formulieren Sie das Hauptanliegen mit einem Satz. Dieser Satz wird Ihnen helfen, die gesamte Verhandlung zu strukturieren:

  • Was ist Ihr Hauptanliegen? (Sachebene)
  • Was wollen Sie persönlich erreichen?

Verhandlungspartner analysieren

Für die Vorbereitung der Verhandlung muss der richtige Personenkreis angesprochen werden. Dabei spielen viele Aspekte eine Rolle. Einerseits sollte niemand übergangen werden, andererseits muss die Teilnehmeranzahl meist begrenzt werden. Das allein ist oft schon ein schwieriger Balanceakt.

Je genauer Sie recherchieren, desto einfacher wird die Formulierung des Ziels, des Inhalts und der damit verbundenen Vorgehensweise. Was nützt Ihnen die schönste detaillierte Vorbereitung mit z.B. viel Fachwissen, wenn Sie in der Verhandlung feststellen müssen, dass Ihr Gegenüber Ihre Fachsprache gar nicht versteht und es sich viel lieber erst einmal einen Überblick über das Thema verschaffen wollte?

Versuchen Sie, möglichst viele Informationen über Ihre Verhandlungspartner zu bekommen. Halten Sie alles schriftlich fest, um nicht im Eifer des Gefechts das Wesentliche zu vernachlässigen.

Interessenkonflikte meistern

Eine Zielanalyse dient auch dazu, Interessenkonflikte innerhalb des Teilnehmerkreises aufzudecken. Sollten Sie Verhandlungen mit mehreren Gesprächspartnern führen müssen, ist es wichtig, sich im Vorfeld mit dieser Gruppe auseinander zu setzen. Ziele und Interessen der Teilnehmer werden mit den eigenen Zielen verglichen, um erste Lösungsansätze zu finden. Hierbei ist auf folgende Interessenkonflikte zu achten:

  • Interessenkonflikte zwischen den Verhandlungspartnern, z.B.: Wie ist das Verhältnis zwischen Theoretikern/Praktikern?
  • Interessenkonflikte mit den Verhandlungspartnern, z.B.: Mit welchen Einwänden, Widerständen etc. müssen Sie rechnen?
  • Interessenkonflikte über Methoden und Verhaltensweisen, z.B.: Welche Demonstrations- und Vorgehensweisen sind für den Teilnehmerkreis angemessen?

Verhandlungspartner wahrnehmen

Um sich auf diese unterschiedlichen Verhandlungstypen einstellen zu können, brauchen Sie eine intensive Teilnehmeranalyse. Dies verhindert unliebsame Überraschungen. Allerdings können spontane Stimmungen unter den Teilnehmern, Tagesaktualitäten und besondere Ereignisse immer wieder zu unliebsamen Ereignissen und Störungen führen.

Inhalte bei Verhandlungen überzeugend darstellen

Um Ideen, Wünsche oder Meinungen überzeugend darzustellen, sind mehrere Überlegungen notwendig. Dabei ist stets zu beachten, dass die Vorgehensweise und Darstellung dem Inhalt, Ihrer Absicht und den Erwartungen der Verhandlungspartner angemessen sind.

Schaffen Sie eine logische Gliederung durch

  • Übersichten
  • Zusammenfassungen
  • Orientierungshilfen durch Visualisierung
  • Eine klare Struktur verfolgen, einen rote Faden

Nutzen Sie Ihre sprachlichen Möglichkeiten

  • Sprechen Sie klar, deutlich und gut verständlich
  • Nutzen Sie Bilder zur Darstellung, um die Vorstellungskraft zu wecken
  • Fassen Sie am Ende Ergebnisse mit wirkungsvollen Schlusssätzen zusammen

Motivieren Sie Ihre Verhandlungspartner

  • Gehen Sie auf Erwartungen ein, fragen Sie nach den Bedürfnissen
  • Zeigen Sie Nutzen und Vorteile auf, vermeiden Sie lange Selbstdarstellungen
  • Gehen Sie respektvoll mit den Partnern um

Engagiert kommunizieren

  • Zeigen Sie aufrichtiges Interesse und Wertschätzung
  • Beziehen Sie die Zuhörer mit ein und holen Sie sich positive Rückmeldungen
  • Bringen Sie Vorschläge, wägen Sie Pro und Contra ab, gewichten Sie gemeinsam

Zielgerichtet Verhandlungen leiten

  • Klare Führungsrolle einnehmen, trotzdem Partner integrieren
  • Rollenverteilung festlegen, falls mehrere Verhandlungsführer beteiligt sind
  • Ziele gemeinsam festlegen und verfolgen
  • Zur besseren Darstellung grafische Hilfsmittel nutzen
Verhandlungen vorbereiten
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Checkliste: Verhandlungen vorbereiten

Diese Checkliste zeigt Ihnen kurz und knapp auf, was Sie bei der Vorbereitung von Verhandlungen unbedingt beachten müssen.

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