Aufbewahrungspflicht in der Schweiz

Unternehmungen, die sich im Handelsregister eintragen müssen und buchführungspflichtig sind, trifft auch die Pflicht zur Aufbewahrung der Geschäftsbücher. Die Aufbewahrungspflicht soll sicherstellen, dass bei einer Auseinandersetzung Beweismittel zur Verfügung stehen.

Die Risiken bei der Nichtbeachtung der Aufbewahrungsvorschriften liegen bei den Beweisproblemen in gerichtlichen Verfahren und vor allem im Wegfall der Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Zudem ahndet das Strafgesetzbuch die Verletzung der Aufbewahrungspflicht mit Busse oder Gefängnis. Die Aufbewahrungsvorschriften für privatrechtliche Unternehmungen werden im Aktienrecht und in der Geschäftsbücherverordnung geregelt. Daneben sind auch steuerliche Vorschriften zu beachten.

Wer ist aufbewahrungspflichtig?

Zur Archivierung verpflichtet ist, wer seine Firma im Handelsregister eintragen muss (Art. 934 OR). Das sind Inhaber (Einzelfirma), Gesellschafter (Kollektivgesellschaft), Komplementäre (Kommanditgesellschaft), unbeschränkt haftende Mitglieder (Kommandit-AG), Verwaltung bzw. Verwaltungsrat (AG), Verwaltung (Genossenschaft), Gesellschafter (GmbH), Verwaltung (Verein/Stiftung, soweit buchführungspflichtig).

Was muss aufbewahrt werden?

Aufbewahrt werden müssen diejenigen Bücher und Dokumente, die nach Art und Umfang des Geschäfts nötig sind, um die Vermögenslage des Geschäftes und die mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen (Art. 957 OR).

Beginn und Dauer der Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 962 OR). Die Aufbewahrungsfristen betragen mit einer Ausnahme 10 Jahre. -Lediglich die Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken müssen 20 Jahre aufbewahrt werden.