Prozesskostenrechnung für die öffentliche Verwaltung

Die Einführung einer Prozesskostenrechnung (Activity Based Costing)in öffentlichen Verwaltungen ist mit verschiedenen anspruchsvollen Fragestellungen verbunden. Dies v.a. deshalb, weil Verwaltungsleistungen als Kostenträger meistens immateriell, einzelfallbezogen und nur schwer standardisierbar sind. Zudem fehlt es öffentlichen Verwaltungen häufig überhaupt an einem geeigneten Kostenrechnungssystem, welches die Grundlage einer jeden effizienten Prozesskostenrechnung darstellt.

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Bei der Einführung einer Prozesskostenrechnung in öffentlichen Verwaltungen bereitet die Kalkulation der Kosten einer bestimmten Leistung wie z.B. Überprüfung einer Baubewilligung/Veranlagung eines Steuerpflichtigen in vielen Fällen erhebliche Schwierigkeiten, weil die Verwaltungsleistungen als Kostenträger meistens immateriell, einzelfallbezogen und nur schwer standardisierbar sind. Sie werden oft unter Beteiligung verschiedener Stellen in komplexen Verfahrensabläufen erbracht (der helvetische Föderalismus mit einer teilweisen Aufteilung des Prozesses auf die drei Ebenen Bund, Kantone, Gemeinden trägt das Seinige ebenfalls dazu bei). Ein Weg zur Lösung dieser Schwierigkeiten ist die eingehende Betrachtung der Verwaltungsprozesse, die zur Erbringung der Verwaltungsleistungen auszuführen sind. Diese Prozesse liefern ausreichend Informationen, um die Kosten von Verwaltungsleistungen zuverlässig ermitteln zu können. Zudem bieten sie auch eine Basis, die Informationen der Kostenrechnung instrumentell für Verbesserungen einzusetzen; denn nur eine differenzierte Betrachtung und Analyse von Verwaltungsprozessen schafft Zugang zu den vielfältigen Optimierungspotentialen, die sich in traditionellen Verwaltungsabläufen verbergen.

Eine systematische Einführung der Prozesskostenrechnung wird v.a. dadurch erschwert, dass öffentliche Verwaltungen bis dato meistens noch gar keine Kostenrechnungssysteme kennen. Handel und Industrie haben und hatten es hierbei einfacher, indem eine Vielzahl der benötigten Daten aus etablierten Systemen der Voll- und Teilkostenrechnung generiert werden konnte.

Die konsequente Analyse und das heute von Systemen wie NPM (New Public Management) geforderte Management (und nicht blosse Verwaltung) von Gemeinkosten ist hierbei ein bedeutender Schritt, der durch die Prozesskostenrechnung mehr als durch andere Kosten- und Leistungssysteme unterstützt wird.

Der vorliegende Fachartikel stellt in einem ersten Schritt die Grundlagen des Verwaltungscontrollings dar. In einem nächsten Schritt werden die Anforderungen an Kostenrechnungssysteme in öffentlichen Verwaltungen illustriert. Dabei wird auf Defizite bestehender Systeme verwiesen, insbesondere im Hinblick auf die Verrechnung von Gemeinkosten. In weiteren Schritten wird die Methodik zur Implementierung der Prozesskostenrechnung illustriert. Der Beitrag schliesst mit einer Würdigung und Zusammenfassung des Themengebietes der Prozesskostenrechnung.

Bei der Einführung einer Prozesskostenrechnung ist oftmals der enge Zusammenhang mit allfälligen laufenden verwaltungsinternen Reformprojekten wie z.B. auf Bundesebene FLAG (Führung mit Leistungsauftrag und Globalbudget) zu berücksichtigen. Diese Projekte zielen auf eine Modernisierung der Steuerung der einzelnen Verwaltungseinheiten und damit der Kernverwaltung ab und führen häufig zum Einsatz von sog. «Globalbudgets». Auf Ebene des Controlling ist damit verbunden zwingend auch die Etablierung einer Kosten- und Leistungsrechnung (z.B. in Form der Prozesskostenrechnung): Diese bildet die Grundlage für eine transparente Darstellung und Ermittlung der Leistungen und Wirkungen sowie den verursachten Kosten.