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Budgetabweichungsgrad ermitteln

Der Budgetabweichungsgrad gibt die prozentuale Abweichung vom geplanten Instandhaltungsbudget an. Er ist damit eine vergangenheitsbezogene Grösse, auf deren Basis häufig Schätzungen für die Zukunft vorgenommen werden. Unterschreitungen weisen darauf hin, dass das geplante Budget nicht ausgeschöpft wurde. Überschreitungen führen in aller Regel zu langen Diskussionen und Rechtfertigungsdruck.

Über die Sinnhaftigkeit der Budgetierung ist in der Vergangenheit viel gestritten worden. Sicher ist, dass jedes Unternehmen seine Umsätze und eben auch seine Ausgaben für das kommende Jahr planen muss. Es braucht eine gewisse Sicherheit, eine Planungsfähigkeit. An welcher Stelle sollen Investitionen vorgenommen werden, wo wird dagegen darauf verzichtet?

Allerdings hat die Budgetierung einen entscheidenden Nachteil. Wenn nämlich zur Planung des Budgets für das nächste Jahr die Budgetverbräuche vergangener Jahre herangezogen werden und die Mitarbeiter befürchten müssen, dass nicht abgerufene Beträge im Folgejahr zu einer Verringerung des Budgets führen, dann werden sie sich in aller Regel auch so verhalten: Sie schöpfen das Budget aus, egal ob die damit erworbenen Leistungen und Betriebsmittel sinnvoll sind oder nicht. Am bekanntesten ist dieser kameralistische Effekt wohl aus den öffentlichen Haushalten – so werden im November und Dezember schnell noch einige Strassenbauprojekte angestossen, obwohl die Wetterlage dies alles andere als sinnvoll erscheinen lässt. Anderenfalls muss jedoch befürchtet werden, dass die Budgets für die kommenden Jahre gekürzt werden. Um dieser Falle zu entgehen, sollte der Budgetabweichungsgrad sorgsam gehandhabt werden. Einerseits ist es notwendig, sich ein Bild über die aktuelle Finanzlage des Unternehmen und der jeweiligen Bereiche zu verschaffen, andererseits dürfen Unter- und Überschreitungen keinesfalls überbewertet werden.

Formel zur Ermittlung des Budgetabweichungsgrads

Formel Budgetabweichungsgrad

BAG: Budgetabweichungsgrad

Soll: Sollbudget, angegeben in CHF oder Zeiteinheiten

Ist: Istbudget, angegeben in CHF oder Zeiteinheiten

Der Budgetabweichungsgrad wird in Prozent angegeben.

Anwendung der Kennzahl Budgetabweichungsgrad

Wie bereits dargestellt, ist die Budgetierung nicht unumstritten. Einerseits wird sie benötigt, um die Ausgaben zu planen und beschränken zu können. Andererseits kann sie bei stupider Anwendung ausgesprochen negative Effekte erzeugen.

In diesem Sinne sind die Budgets mit Sachverstand und Augenmass zu planen. Weshalb wurden bestimmte Leistungen für das aktuelle Jahr nicht ausgeschöpft? Welche der Leistungen entfallen dauerhaft, welche wurden nur verschoben? Muss aus letzterem Grund für das kommende Jahr ein höheres Budget geplant werden? Das sind einige der Fragen, die bei der Anwendung des Budgetabweichungsgrads zu klären sind.

Massnahmen zur Verbesserung des Budgetabweichungsgrads

Der ideale Budgetabweichungsgrad beträgt 0 %: Dann stimmt die geplante Summe mit der tatsächlichen 100%ig überein und die Planung wird im Nachhinein bestätigt.

Es soll aber auch nicht verschwiegen werden, dass Meinungen existieren, der ideale Budgetabweichungsgrad solle immer einen positiven Wert ausweisen. Denn dann, so die dahinter verborgene Annahme, gebe der Instandhaltungsbereich Geld zurück an das Unternehmen und weise ein hohes Bewusstsein in Bezug auf Kosteneinsparung auf.

Sollten solche Tendenzen im Unternehmen vorherrschen, wird sich der Instandhaltungsleiter danach richten und versuchen, bei den Budgetverhandlungen einen Betrag zu erzielen, der ihm das dafür notwendige Potenzial verschafft. Er wird also immer höher ansetzen, sodass er am Jahresende einen positiven Budgetabweichungsgrad ausweisen kann. Das ist widersinnig und führt nur zu taktischen Spielchen, die mit dem Zweck des Unternehmens sehr wenig zu tun haben.

Weist dagegen der Budgetabweichungsgrad immer einen negativen Wert aus, dann sind die Ursachen dafür zu untersuchen. Sie könnten in einer ungenügenden Planungsfähigkeit, im häufigen Eintreten ungeplanter Störungen und Reparaturen oder aber auch in einem verminderten Können im Hinblick auf die kostenmässige Steuerung der Instandhaltung liegen. Dementsprechend sind die Ursachen zu analysieren und anschliessend Massnahmen zur Abstellung einzuleiten.

Budgetabweichungsgrad
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