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Auslastungsgrad berechnen

Der Auslastungsgrad ist eine von Controllern und kaufmännischen Geschäftsführern gern betrachtete Kennzahl. Sie erhoffen sich damit Rückschlüsse, inwieweit verstecktes Potenzial im Instandhaltungsbereich schlummert, welches im Zuge von Kostenoptimierung genutzt werden kann. Dabei wird gern übersehen, dass gerade der Auslastungsgrad wesentlich von der gewählten Instandhaltungsstrategie abhängt. Wer auf die ereignisorientierte Strategie setzt und im Fall von ungeplanten Stillständen eine schnellstmögliche Behebung fordert, der erkauft sich dies mit zusätzlichen Instandhaltungskapazitäten. Oder hat irgendwer schon einmal davon gehört, dass Feuerwehrleute aufgrund mangelnder Auslastung entlassen wurden?

Doch bevor wir zu intensiv in die Polemik einsteigen, zuerst einmal die Definition des Auslastungsgrads. Die ergibt sich aus dem Verhältnis von genutzter zu bereitgestellter Instandhaltungskapazität. Wobei die Kapazität in der Regel in Mitarbeiterstunden oder Mitarbeitertagen gemessen wird.

Unter bereitgestellter Kapazität verbirgt sich damit die Anzahl der Instandhaltungsmitarbeiter multipliziert mit ihrer jeweiligen Regelarbeitszeit. Die genutzte Instandhaltungskapazität ergibt sich aus der Summe der erteilten Instandhaltungsaufträge multipliziert mit dem jeweiligen Zeitbedarf.

Dementsprechend kann ein Auslastungsgrad theoretisch die 100-%-Grenze nicht überschreiten. In der Praxis ist das jedoch sehr wohl möglich, beispielsweise, wenn immer wieder Überzeiten und Mehrarbeit notwendig werden.

Formel zur Ermittlung des Auslastungsgrads der Instandhaltung

Formel zur Ermittlung des Auslastungsgrads der Instandhaltung

AG: Auslastungsgrad in %

IHabgearbeitete Aufträge: Summe der abgearbeiteten Instandhaltungsaufträge in Stunden oder Tagen

IHKapazität: Instandhaltungskapazität in Stunden oder Tagen

Anwendung der Kennzahl Auslastungsgrad

Der Auslastungsgrad wird gern herangezogen, um verborgene Potenziale zu identifizieren.

Dabei gelingt die Ermittlung der bereitgestellten Instandhaltungskapazität in der Regel recht gut: Summe der Instandhaltungsmitarbeiter multipliziert mit der Jahresarbeitszeit. Kleinere Schwierigkeiten können auftreten, wenn Instandhaltungsmitarbeiter zusätzliche Aufgaben übernehmen, also beispielsweise den Betriebsmittelbau oder teilweise die Produktion unterstützen. Das kann ein Problem in der Verrechnung ergeben, ist aber in der Regel nicht unlösbar.

Schwieriger stellt sich die Erfassung der genutzten Instandhaltungskapazitäten dar. Natürlich, dafür gibt es Reparatur- oder Werkaufträge. Die Frage ist nur, wie gut die tatsächlich erbrachte Instandhaltungsleistung dokumentiert wird. Instandhalter gelten nicht unbedingt als Freunde aufwendiger Schreibarbeit. So passiert es in der Praxis häufig, dass kleinere Aufträge nicht erfasst oder Arbeitsstunden ungenau angegeben werden - mit dem fatalen Effekt, sich in plötzlichem Rechtfertigungszwang zu befinden. Wieso ist der Auslastungsgrad so gering? Wo doch das ganze Jahr über hektische Geschäftigkeit herrschte und man vor Arbeit kaum aus den Augen schauen konnte? Prompt bestätigt sich der Volksmund, der dafür so treffend formuliert: Wer schreibt, der bleibt!

Ein anderer Einfluss, der sich in diesem Zusammenhang ergibt, ist die Wahl der Instandhaltungsstrategie. Je nach Vorgehen kann der Anteil der geplanten Instandhaltung erhöht oder verringert werden. Mit einem höheren Anteil geplanter Instandhaltung wird der Auslastungsgrad in der Regel konstanter und gleichmässiger verlaufen als mit einem geringen Anteil geplanter Instandhaltung.

So betrachtet kann die Kennzahl wichtige Rückschlüsse auf die Eignung der gewählten Instandhaltungsstrategie liefern.

Massnahmen zur Verbesserung des Auslastungsgrads

Die wohl wichtigste Massnahme zur Verbesserung des Auslastungsgrads besteht nicht im Abbau von Kapazitäten, sondern in der Wahl einer geeigneten Instandhaltungsstrategie. Diese kann, bei konsequenter und richtiger Anwendung, zur Verstetigung des Auslastungsgrads führen - so, dass die Phasen von Überlastung mit den Phasen geringerer Auslastung ausgeglichen werden. Ein wichtiger Indikator für die Instandhaltungsarbeit ist so nach unserer Meinung nicht der Auslastungsgrad an sich, sondern dessen gleichmässiger Verlauf.

Ist dieser erreicht, sollte man sich dennoch hüten, aus der Differenz zwischen verfügbarer und genutzter Kapazität Rückschlüsse auf mögliche Einsparungen zu ziehen. Für den Instandhaltungsbereich gilt ebenso, was für Maschinen und Anlagen oder auch andere Systeme seine Gültigkeit hat. Je näher an der Kapazitätsgrenze gearbeitet wird, desto instabiler und anfälliger wird das System. Ist die Instandhaltung an ihrer Auslastungsgrenze, führt jede unerwartete Störung zu erheblichen Turbulenzen.

Andererseits soll aber auch nicht unerwähnt bleiben, dass Verschwendungen in den Abläufen und Prozessen oftmals zu einem erheblichen Zusatzaufwand führen, der wiederum Kapazität unnötig bindet. Aus dieser Sicht heraus betrachtet, ist es hilfreich, in gewissen Abständen die Prozesse gemeinsam mit allen Instandhaltungsmitarbeitern zu durchleuchten und auf unnötige Arbeiten, Redundanzen oder gar kapazitätenbindende Fehler zu untersuchen.

Auslastungsgrad
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