Offerte erstellen

Eine Offerte sollte erst dann erstellt werden, wenn folgende Informationen über den Auftrag vorhanden sind:

• die Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden sind klar
• ein Budget ist vorhanden
• die am Entscheidungsprozess Beteiligten sind uns weitgehend bekannt

Diese an sich selbstverständlichen Hinweise werden oft missachtet. Typische Beispiele hierfür sind Unternehmen der Baubranche, welche während Stunden und Tagen Offertenunterlagen von Architekten, Ingenieuren und Bauherren ausfüllen, obwohl nie oder kaum ein persönliches Gespräch stattgefunden hat und obwohl die echten Kundenerwartungen kaum bekannt sind und der Entscheid oft bereits erfolgt ist.

In der Praxis werden im Allgemeinen folgende spezifischen Offerten ausgearbeitet:

• Grobe Preisschätzung (z.B. als Basis für das Budget des Kunden)
• Kurzofferten für Standardprodukte (z.B. Visitenkarte in Druckereien)
• Grobofferten oder Variantenofferten nach Aufnahme der Kundenbedürfnisse (z.B. unterschiedliche Transportmittel und Termine für gleiche Destinationen)
• Detailofferten für grössere Aufträge nach bereinigten Kundenwünschen (z.B. grössere Beratungsaufträge etc.)

Der guten Ordnung halber sei auch erwähnt, dass Preislisten ebenfalls eine Art Offerte darstellen, wobei sich diese oft auf Standardprodukte in Standardmengen beziehen (z.B. Kopierpreise in einem Copycenter, m³-Preise bei Transportunternehmen etc.).

Der Detaillierungsgrad einer Offerte ist nicht primär abhängig von den Branchengepflogenheiten, sondern vielmehr von der Grösse und vom Anspruchsniveau eines möglichen Auftraggebers sowie von Ihren Zielen. Es gibt über die Branchen hinweg sehr wenige positive Beispiele, bei denen es Unternehmen gelingt, sich gegenüber der Konkurrenz zu differenzieren. Eine Ausnahme bildet die Beratungs- und Informatikbranche, in der es schon verschiedensten Unternehmen gelungen ist, sich im Markt mit geeigneten Lösungsofferten optimal gegenüber Konkurrenten zu profilieren. Dies bedingt, dass man den Kunden bei seinen Anforderungen und bei seinen Bedürfnissen abholt, geeignete Lösungen anbietet und Nutzen aufzeigt.