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Qualitätssicherung bei Materialfluss- und Logistikprojekten

Bei der Planung und Einführung neuer Fördertechnik oder dem Neubau von Lagern oder Warenverteilzentren kommt es auf eine exakte Belieferung mit den notwendigen Bauteilen an. Ein effizientes Projektmanagement mit einem erfahrenen Projektteam sowie eine laufende Projektkontrolle sind dazu erforderlich.

Komplexe Logistikprojekte bedürfen eines strategischen Vorgehens, bei dem die Einzelschritte in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden. Personal und Organisation des Projektmanagements müssen festgelegt werden.

Das Projektmanagement definiert die Schritte eines technisch einwandfreien, termingerechten und wirtschaftlichen Projektablaufs. Die Honorarordnung der Architekten und Ingenieure bietet dabei nur eine rudimentäre Hilfestellung.

Voraussetzungen für das Projektmanagement

Organisation des Projektmanagements

Zur Qualitätssicherung bei Materialfluss- und Logistikprojekten wie etwa dem Bau einer neuen Fördertechnik, eines Lagers oder eines Warenverteilzentrums kommt es auf die richtige Organisation des Projektmanagements an, will man nicht riskieren, dass Lieferanten nicht das liefern, was in der Planung vorgegeben wurde. Mit entsprechenden Werkzeugen hält man ein solches Projekt laufend unter Kontrolle, beugt Fehlentwicklungen vor und kann so rechtzeitig auf Abweichungen reagieren.

Ausgangslage für Planungsphase 3

Als Ausgangslage für die entscheidende dritte Planungsphase wurde in den beiden vorangegangenen Planungsphasen das Projektkonzept ausgeplant, Projektkosten anhand von Erstangeboten zu einem Budgetrahmen fixiert und das Projekt von Management und Behörden genehmigt. Spätestens jetzt müssen Personal und Organisation eines Projektmanagements bestimmt werden.

Projektleiter und Projektteam

Hierfür wird ein hausinterner Projektleiter ernannt und ggf. durch externe unabhängige Berater oder einen Projektleiter des Generalunternehmers ergänzt. Das Projektteam wird aus firmeneigenen Fachleuten, beauftragten Architekten, Planern und Projektanten eines Generalunternehmers oder mehreren Systemlieferanten zusammengestellt.

Projektleitung definiert und delegiert

Die Projektleitung gewährleistet den Informationsfluss zwischen Auftraggeber und ausführenden Planern, Architekten und Lieferanten. Ihre Aufgabe ist es, die Einzelaktivitäten zu definieren, in den Projektterminplan einzuarbeiten und an die zuständigen Stellen zu delegieren. Das kann mithilfe der HOAI (HOAI: Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) geschehen. Sie berät allerdings nicht über notwendige Entscheidungsschritte und -wege und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder richtige zeitliche Reihenfolge. Die Projektleitung muss sich zur Erfüllung ihrer Aufgaben über den Umfang und die Auswirkungen bezogen auf kommerzielles, technisches, Baustellen- und Inbetriebnahmemanagement im Klaren sein.

Kommerzielles Management

Festsetzung der Grundpfeiler des Projekts

Mit der generellen Genehmigung zur Realisierung werden in der Regel auch die Grundpfeiler eines Projekts gesetzt. Es sind dies die Kosten, der Terminrahmen mit Eckterminen und die Bedingungen, unter denen das Projekt zu realisieren ist.

Kommerzielle Vorgaben der Vertragsgestaltung

Abhängig von der Konstellation, unter der ein Projekt realisiert werden soll, sind bei der Vertragsgestaltung unterschiedliche Kriterien zu berücksichtigen bzw. verschiedenartige Bedingungen zu definieren. Zu den kommerziellen Vorgaben, die in der Projektleitung oder einem Steuerkreis erarbeitet, überwacht und gemanagt werden, gehören die folgenden:

  • Vertragsgestaltung mit den Lieferanten
  • Bedingungen für Lieferungen und Leistungen am Bau
  • Einkauf und Zahlungen
  • technische Vorbedingungen
  • Kosten- und Terminmanagement

Vorzugsweise trennt man der besseren Übersicht halber rein kommerzielle Vorschriften mit den Rechtsgrundlagen von technischen Vorbedingungen.

Technisches Management

Technische Qualität

Das technische Projektmanagement beinhaltet die Vorgabe, die Kontrolle und die Abnahme des gesamten technischen Umfangs des Projekts, beginnend mit der Angebotseinholung für die erforderlichen Lieferumfänge bis zur Übergabe des Projekts an den Betreiber. Ergebnisse und Vorgaben der Planung sind auf Realisierungsmöglichkeit zu überprüfen und für eine Ausschreibung zusammenzustellen.

Qualität wird vor Projektbeginn festgelegt

Die Qualität der Projektergebnisse wird durch qualitätsfördernde Massnahmen vor Projektbeginn und während des Projekts sowie durch projektbegleitende Qualitätssicherungsmassnahmen bestimmt.

Fertigungsqualität

Die Massnahmen während dieser Phase reichen von einem Besuch und der Beurteilung der Konstruktions- und Lieferfirmen über die Prüfung der vorgelegten Konstruktionsunterlagen und Berechnungen bis zur Kontrolle der verschiedenen Fertigungsstufen in dem Herstellwerk. Der Lieferant hat primär die Pflicht, die statischen Prüfungen selbst durchzuführen und die Ergebnisse zu dokumentieren. Die Projektleitung behält sich vorzugsweise vor, an wichtigen Kontrollen teilzunehmen oder stichprobenweise die Ergebnisse nachzuprüfen.

Baustellenmanagement

Bauleitung kontrolliert am Aufstellort

Die Bauleitung berichtet an die Projektleitung und nimmt alle technischen und organisatorischen Aufgaben der Koordination und Kontrolle am Aufstellort wahr. Ihr Einsatz beginnt mit den Vorbereitungen der Baustelleneinrichtung und endet mit der Übergabe der funktionstüchtigen Anlage.

Aufgaben der Bauleitung

Zu den Aufgaben der Bauleitung gehören z.B.:

  • Verwaltung der Baustelle
  • Erstellen von Baustellenordnung und Baustelleneinrichtungsplan
  • Überwachung der Einhaltung folgender Punkte:
    • Vorschriften
    • Bau- und Montagearbeiten
    • Zeitplan für die Gesamtanlage
    • Massnahmen zur Inbetriebsetzung der Anlagenteile
  • Meldung der Abnahmebereitschaft an den Auftraggeber
  • Veranlassung von amtlichen Abnahmen

Inbetriebnahme und Abnahme

Übergabe nach Fehlerbehebung

Der Probebetrieb wird mit dem Betreiberpersonal gefahren und schliesst mit der Übergabe der Anlage an den Auftraggeber ab. Die Übergabe setzt voraus, dass die Fehler, die der Projektleitung in den Mängelprotokollen des Auftragnehmers bekannt gegeben wurden, beseitigt sind, alle sicherheitstechnischen Prüfungen erbracht sind und eine technische und qualitative Prüfung durch die Fachabteilungen des Betreibers mit der Projektleitung erfolgt ist.

Einweisungen und abschliessende Tätigkeiten

Nach dem Einfahren müssen alle Einweisungen, Unterrichtungen und Schulungen des Wartungspersonals des Betreibers über die gesamte Anlagentechnik einschliesslich Dokumentation und Ersatzteilelieferung abgeschlossen werden. Erst danach gilt die Übergabe als abgeschlossen. Mit Abschluss des Projekts sind von allen Beteiligten die Dokumentationen des Projektablaufs sowie der gelieferten Gewerke gesammelt vorzulegen und vom Betreiber sachgemäss zu archivieren.

Fazit

Ein gut geführtes Projekt erkennt man nicht nur daran, dass hohe technische und kommerzielle Ziele vorgegeben werden, sondern dass durch gezieltes Controlling am Ende alle Beteiligten dem Betreiber pünktlich eine qualitativ hochwertige Anlage zur Verfügung stellen können.

Dabei kommt es darauf an, seinem Projektmanagement nicht blindlings zu vertrauen, sondern die richtige Organisation und Ablaufplanung mit den adäquaten Kontrollinstrumenten -  Stichproben und Terminüberprüfung - auf einem geschulten und fachlich erprobten Team abzustützen.

Der Umfang und die Auswirkungen der drei Grundpfeiler kommerzielles Management, technisches Management und Baustellenmanagement samt der Inbetriebnahme müssen berücksichtigt werden, um für das konkrete Projekt erforderliche Einzelaktivitäten zu definieren und zeitlich einzuplanen.

Qualitätssicherung Materialfluss Logistik
PDF-Dokument
11 Seiten, 260.57 KB

Fachartikel: Qualitätssicherung bei Materialfluss- und Logistikprojekten

Dieser Fachartikel bietet Ihnen Ausführungs- und Entscheidungshilfen für die effiziente Vorgehensweise bei der Planung von Logistikprojekten. Er zeigt Ihnen, mit welcher Methodik ein gut durchgeplantes Projekt professionell mit eigenem oder fremdem Personal realisiert werden sollte. Er gibt Ihnen wichtige Hinweise für die Zusammenstellung von Projektleitung, Projektteam und Bauleitung.

Sie erfahren, was Sie bei der Vertragsgestaltung mit Lieferanten und externen Mitarbeitern beachten sollten, und lernen die bei einer Fremdvergabe zu beachtenden sechs Phasen kennen. Es werden die Teile einer vollumfänglichen Projekt- und Baubetreuung aufgeführt, die gegenüber der Projektleitung in geeigneter Form erbracht werden können.

Des Weiteren erhalten Sie entscheidende Anhaltspunkte zur Abschätzung von Umfang und Auswirkungen des kommerziellen, des technischen, des Baustellen- und des Inbetriebnahmemanagements. Diese werden im Einzelnen mit einer Aufschlüsselung der zu beachtenden Punkte ausführlich behandelt und in Checklisten und Tabellen detailliert zur Übernahme in Ihr ganz konkretes Bauvorhaben dargestellt. Entsprechende Hinweise auf DIN-Normen, VDI-Richtlinien, Softwareempfehlungen sowie Praxiserfahrungen runden die Hilfestellungen für Problemfälle der einzelnen Durchführungsphasen ab.

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Suchbegriffe: Qualitätsmanagement, Unternehmensführung