Weiterbildungsbedarfsanalyse - Vorlage für eine GAP-Analyse

Die Weiterbildungsbedarfsanalyse ermöglicht Ihnen eine anforderungsgerechte und damit wirtschaftliche Personalentwicklung. Sie wird häufig im Rahmen des jährlichen Mitarbeitergesprächs durchgeführt. Die Weiterbildungsbedarfsanalyse (Gap-Analyse, Lückenanalyse) ist ein Instrument zur wirtschaftlichen Planung, Umsetzung und Kontrolle Ihrer Fort- und Weiterbildungsmassnahmen. Die Weiterbildungsbedarfsanalyse wird oftmals im Rahmen des jährlichen Mitarbeitergesprächs durchgeführt. Hierbei werden die aktuellen und zukünftigen Stellenanforderungen mit den vorhandenen fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen des Mitarbeiters abgeglichen. Der Fort- und Weiterbildungsbedarf des Mitarbeiters kann dann mithilfe eines Punktwertverfahrens ermittelt werden. Die Analyseergebnisse fliessen direkt in die Weiterbildungsplanung ein. Fort- und Weiterbildungsmassnahmen können auf diesem Weg individuell an die jeweiligen Stellenanforderungen und Mitarbeiter angepasst werden. Somit werden nur bedarfsgerechte und damit wirtschaftliche Massnahmen durchgeführt. Des Weiteren eignet sich die Weiterbildungsbedarfsanalyse zur Wirksamkeitskontrolle der eingeleiteten und umgesetzten Weiterbildungsmassnahmen. Hierzu betrachtet man die Entwicklung des sogenannten Gap-Mittelwerts über die Zeit.

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Weiterbildungsbedarfsanalyse in der Praxis

Die jährlichen Mitarbeitergespräche eignen sich in besonderer Weise zur Durchführung von Weiterbildungsbedarfsanalysen. Zum einen können Sie die aktuellen und zukünftigen Stellenanforderungen bereits im Vorfeld des Gesprächs klären. Hierzu sollten Sie folgende Fragen beantworten:

Fragen, die vor der Weiterbildungsbedarfsanalyse geklärt werden sollten

• Wie soll sich das Unternehmen in den nächsten Jahren entwickeln (ökonomische Ziele, Markt, Produkte und Dienstleistungen, Technologien und Verfahren, Mitarbeiteranzahl, Qualität, Wettbewerber etc.)?
• Welche Stellen müssen hierfür verändert, weiterentwickelt, zusätzlich geschaffen oder gestrichen werden?
• Welche Anforderungen muss der (potenzielle) Stelleninhaber aktuell und zukünftig erfüllen (fachliche, methodische, soziale Kompetenzen)?
• Welche sonstigen mitarbeiterbezogenen Kriterien müssen berücksichtigt werden (Altersstruktur, Fluktuationsrate etc.)?
• Welche Lernziele müssen vereinbart werden (affektive, kognitive, psychomotorische etc.)?
• Können bestimmte Probleme im Unternehmen überhaupt durch Weiterbildungsmassnahmen behoben werden?

Folgen, die sich daraus ergeben können

Zum anderen können im Anschluss daran

• die Stellenanforderungen ausformuliert,
• die aktuellen Mitarbeiterqualifikationen und der Fort- und Weiterbildungsbedarf ermittelt sowie
• geeignete Massnahmen geplant, umgesetzt und bezüglich ihrer Wirksamkeit kontrolliert

werden.

Weiterbildungsbedarfsanalyse umsetzen

Die Weiterbildungsbedarfsanalyse sollte grundsätzlich auf einer detaillierten Beschreibung der Stellenanforderungen basieren. Die ersten beiden Schritte dienen zur Vorbereitung der Weiterbildungsbedarfsanalyse.

Schritt 1 – Stellenanforderungen beschreiben

Ohne eine detaillierte Beschreibung der Stellenanforderungen hat die Weiterbildungsbedarfsanalyse nur eine eingeschränkte Aussagekraft. Das Genfer Schema ist ein Instrument, das Ihnen bei der Ermittlung der Stellenanforderungen behilflich sein kann. Das Schema stammt bereits aus dem Jahr 1950 und beinhaltet eine Einstufungstafel, die verschiedene Anforderungsarten beschreibt und gewichtet:

Anforderungsarten einer Stelle nach dem Genfer Schema

• fachliche Anforderungen (Berufsausbildung, Fachkenntnisse, Erfahrung, Geschicklichkeit, Handfertigkeit)
• Belastung (geistige und körperliche Beanspruchung)
• Verantwortung (für Werkstücke und Betriebsmittel, für die Gesundheit anderer und für die Arbeitsqualität etc.)
• Arbeitsbedingungen (Temperatur, Lärm, Staub, Erschütterung, Unfallrisiko etc.)

Mithilfe des Genfer Schemas können ähnliche Tätigkeiten vor allem in Bezug auf die notwendigen Fachkompetenzen und die Belastungen am Arbeitsplatz miteinander verglichen werden. Hierdurch lässt sich z.B. auch die Lohn- und Gehaltsstruktur eines Unternehmens festlegen.

Schritt 2 – Anforderungsarten gewichten

Die einzelnen Anforderungsarten werden mit Punkten

• von 1 (geringe Anforderungen)
• bis 7 (sehr hohe Anforderungen)

unterschiedlich stark gewichtet.

Der Gesamtwert der Stelle ergibt sich durch Addition der Punkte der einzelnen Anforderungsarten.

Schritt 3 – Mitarbeiterqualifikation ermitteln

Die Ermittlung der aktuellen Mitarbeiterqualifikation (Ermittlung der Istwerte) kann anhand

• einer Dokumentenanalyse (z.B. Abschlüsse, Zeugnisse, Zertifikate),
• einer Selbsteinschätzung des Mitarbeiters oder
• eines Mitarbeitergesprächs (z.B. Zielvereinbarungsgespräch)

erfolgen.

Elemente der Mitarbeiterqualifikation

Die Mitarbeiterqualifikation setzt sich aus drei Elementen zusammen:

1. Fachkompetenz (fachbezogene Kenntnisse und Fertigkeiten)
2. Methodenkompetenz (theoretische Kenntnisse und praktische Umsetzung zur Bewältigung der täglichen Arbeit)
3. Sozialkompetenz (Fähigkeit zu effektiven Sozialkontakten)

Schritt 4 – Stellenanforderungen mit den Mitarbeiterqualifikationen abgleichen

Beim Abgleich der Stellenanforderungen (Sollwerte) mit den Mitarbeiterqualifikationen (Istwerte) nehmen Sie wiederum ein Punktwertsystem zu Hilfe.