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Der 8D-Report

Der 8D-Report ist ein prozessorientiertes Dokument des Reklamations- und Qualitätsmanagements, das im Fall einer Kundenreklamation dazu dient, Schwachstellen und Fehler innerhalb der Prozesse kurzfristig zu beheben und langfristig zur Qualitätssicherung beizutragen. Die 8D symbolisieren dabei die acht Disziplinen bzw. Schritte, die bei der Bearbeitung einer Reklamation erforderlich sind. Durch diese festgelegte, strukturierte Vorgehensweise können Beanstandungen systematisch analysiert und behoben werden, sodass sie sich in der Zukunft nicht mehr wiederholen. Letztlich entsteht durch die konsequente Anwendung des 8D-Reports eine nachvollziehbare und analysierbare Dokumentation der tatsächlichen Fehlerursachen.

Einsatzgebiet des 8D-Report

Der 8D-Report ist ein analytischer Lösungsansatz, der sich insbesondere in der Automobil- und Automobilzulieferindustrie als Instrument zur Erarbeitung von Problemlösungen etabliert hat. So ist er beispielsweise durch den Verband der Automobilindustrie standardisiert worden und wird gerade auch in der Supply Chain bei verketteten Produktionsprozessen über die Unternehmensgrenzen hinweg eingesetzt.

Konkretes Vorgehen um einen 8D-Report zu erstellen

Schritt 1: Zusammenstellung eines Teams zur Problemlösung

Für die Bearbeitung von komplexen Problemen ist die Zusammenstellung eines Teams notwendig. Die jeweilige Problemstellung entscheidet darüber, welche Kompetenzen hierfür in das Team geholt werden müssen. Die Teammitglieder werden benannt und namentlich in das 8D-Formular eingetragen. Die vorläufige Problembeschreibung des Lieferanten wird ebenfalls in das Formular eingetragen.

Schritt 2: genaue Problembeschreibung

Im Rahmen der genauen Problembeschreibung werden die technischen Zusammenhänge, die den Fehler verursacht haben, bestimmt. Um alle Abweichungen von der Norm zu erfassen und zu dokumentieren, kann es notwendig sein, ein Produkt zu demontieren oder einzelne Teile gar bis auf die Ebene der Materialbeschaffenheit zu überprüfen. Weiterhin werden für die Problembeschreibung die Rahmenbedingungen zum Zeitpunkt der Fehlerentdeckung (und davor) möglichst genau beschrieben, um auch die umgebenden Einflussfaktoren zu berücksichtigen. Letztlich muss durch die Problembeschreibung eindeutig nachvollziehbar sein, warum das Symptom (der Fehler) aufgetreten ist.

Schritt 3: Sofortmassnahme definieren

Die Sofortmassnahme soll sicherstellen, dass keine weiteren fehlerhaften Teile zum Kunden kommen. Die Sofortmassnahme kann ohne Kenntnis der Ursache definiert werden. Sie ist jedoch immer temporär und muss, sobald die Problemursache bekannt ist, schnellstmöglich durch eine nachhaltige Lösung ersetzt werden. Typische Beispiele für Sofortmassnahmen sind:

  • Überprüfung von Lagerbeständen
  • Sperrungen von Teilen/Chargen
  • Rückrufaktionen
  • Laboranalysen unter Einbeziehung von Lieferanten und der Entwicklungsabteilung

Schritt 4: Ermittlung der grundlegenden Fehlerursache

In der Ermittlung der grundlegenden Fehlerursache muss zwingend der Nachweis von Ursache- und Wirkungsbeziehung geführt werden. Das bedeutet, es muss nachgewiesen werden können, dass die ermittelte Ursache tatsächlich auch der Verursacher des Problems ist. Liegen mehrere Ursachen vor, ist der relative Anteil der einzelnen Ursachen am Gesamtproblem auszuweisen. Methoden/Problemlösetechniken, die bei der Ermittlung der Fehlerursache eingesetzt werden können, sind:

  • 5 × Warum
  • Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa)
  • Fehlerbaumanalyse
  • 7 W-Fragen (wer, wo, was, wann, womit, warum, wie viel)

Weiterhin ist die Stelle im Prozess zu identifizieren, an der der Fehler hätte auffallen müssen. Sofern im weiteren Verlauf die endgültigen Abstellmassnahmen definiert sind, müssen auch die Dokumentationen geändert bzw. ergänzt werden.

Schritt 5: Festlegen von langfristigen Abstellmassnahmen

Nach der Ermittlung der grundlegenden Fehlerursachen werden nun langfristige Massnahmen definiert, die das Problem zuverlässig dauerhaft abstellen. Da es sich dabei einerseits sowohl um rein technische wie andererseits auch um organisatorische oder konstruktive Änderungen handeln kann, ist es möglich, dass die Umsetzung längere Zeit in Anspruch nimmt. In jedem Fall sind die eingeleiteten Korrekturmassnahmen jedoch vollständig zu beschreiben. Bevor konstruktive Änderungen vorgenommen werden, ist vor der Umsetzung zu prüfen, welche weiteren Auswirkungen sie haben. Dadurch soll vermieden werden, dass die Beseitigung eines Problems zu Fehlern an anderer Stelle führt.

Schritt 6: Umsetzen der Abstellmassnahmen und Überwachung ihrer Wirkung

Durch die Wirksamkeitsprüfung der Umsetzung ist gewährleistet, dass die Fehlerursache dauerhaft abgestellt ist. Beispiele für Wirksamkeitsprüfungen sind:

  • permanente oder periodische Kontrolle
  • Prozess- oder Produktaudits
  • Felduntersuchungen

Verläuft die Wirksamkeitsprüfung positiv, d.h. treten weiterhin Fehler auf, muss der Schritt 5, ggf. auch Schritt 4, wiederholt werden.

Schritt 7: Definition von Massnahmen, die ein Wiederauftreten der Fehlerursache verhindern

Nachdem die eigentliche Fehlerursache dauerhaft beseitigt worden ist, sollte darüber nachgedacht werden, ob der Fehler auch an anderer Stelle (vergleichbarer Prozess, ähnliches Produkt, analoge Produktionslinie oder analoger Standort) auftreten kann. Hierfür sind ggf. vorbeugende Massnahmen zu definieren. Weiterhin müssen, wie schon in Schritt 4 angedeutet, die vorhandenen Dokumente geändert oder ergänzt werden. Dies könnte u.a. folgende Dokumente betreffen:

  • Qualitätshandbuch
  • Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen
  • Prüfanweisungen und Prüfpläne
  • Ablaufdiagramme
  • FMEA
  • Reinigungs- und Wartungspläne

Dabei sind für die zu ändernden Dokumente das Änderungsdatum und der Verantwortliche zu benennen. Die geänderten Dokumente sind dann beispielsweise im Rahmen von Kundenbegehungen oder Audits zur Einsicht vorzulegen.

Schritt 8: Gratulation/Würdigung der Teamleistung

Der «soziale» Aspekt der Würdigung des erfolgreichen Abschlusses des 8D-Reports besteht einerseits darin, einen «sichtbaren» Abschluss in dem möglicherweise längeren Prozess deutlich zu machen. Andererseits bedeutet die Mitarbeit im Team im Rahmen eines 8D-Reports für viele Mitarbeiter auch eine zusätzliche zeitliche und inhaltliche Belastung. Weiterhin besteht so die Gelegenheit, mit den Teammitgliedern die gewonnenen Erkenntnisse noch einmal zu verfestigen.

8D-Report
Word-Dokument
2 Seiten, 21.81 KB

Vorlage: 8D-Report

Ähnlich wie im Six-Sigma-Prozess wird auch beim 8D-Report durch Faktenorientierung und systematisches Abarbeiten einzelner Prozessschritte auf eine nachhaltige Lösung hingearbeitet. So ist sichergestellt, dass nicht nur die Problemsymptome, sondern auch die Problemursache beseitigt wird. Da der 8D-Report in seiner Anwendung jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden ist, sollte vor dem Einsatz die Notwendigkeit der Massnahme überprüft werden. Oftmals lassen sich kleinere Probleme auch durch einfachere Verfahren bzw. Absprachen mit deutlich weniger Aufwand lösen.

Um einfach und schnell einen 8D-Report zu erstellen, empfehlen wir Ihnen diese kostenlose Vorlage im praktischen Word-Format.

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