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Checkliste Family Office-Vertrag

Der Begriff Family Office kommt aus dem angelsächsischen Raum. Ursprünglich bedeutet Family Office, dass vermögende Familien eine eigene Gesellschaft gründen, um ihre privaten und unternehmerischen Vermögenswerte optimal zu verwalten. Wesentlich ist, dass das Vermögen einer Familie nicht oder nur teilweise auf einzelne Personen verteilt, z.B. nach dem Tod der Eltern, sondern als Gesamtvermögen angelegt wird. Heute beauftragt man mit der Verwaltung normalerweise unabhängige Vermögensberater.

Tipp: Hier finden Sie ein geprüftes Muster für einen Family Office-Vertrag zum Download

Verschiedene Formen des Family Offices

Es gibt verschiedene Formen des Family Offices, wobei sich diese auch überschneiden können:

Single Family Office

Dabei handelt es sich um die Verwaltung eines Vermögens, das eine einzelne Familie aufgebaut hat. Dabei liegt der Fokus auf den Bedürfnissen der Familie. Für die Vermögensverwaltung benötigt man eine unabhängige professionelle Beratung die häufig eine kleine Gruppe von Spezialisten durchführt, z.B. Vermögensverwalter, Anwälte und Steuerexperten.

Multi Family Office

Dieses steht häufig der Gründerfamilie und ihnen nahe stehenden Familien offen. Dadurch vergrössert sich das Kapital und die Kosten verringern sich. Verwalter sind normalerweise eine Gruppe von Experten. Manchmal wird als Multi Family Office auch ein Anlagepool für Familienvermögen bezeichnet, der von einem Anlageunternehmen zur Verfügung gestellt und verwaltet wird.

Bank Family Office

Dabei wird die Betreuung des Finanzvermögens einer Bank anvertraut, aber restriktiv eingeschränkt. Viele Familien verteilen ihr Finanzvermögen auf verschiedene Banken in verschiedenen Ländern und Märkten.

Virtuelles Family Office

Dabei wird ein Vermögen von einer kleinen und unabhängigen Gruppe von Beratern verwaltet, die im Auftrag der Familie arbeiten und von dieser entschädigt werden. Das Ziel ist, mit geringem Kosteneinsatz eine hohe Professionalisierung zu erreichen. Diese Form eignet sich für grosse, aber auch für kleinere Vermögen.

Bankenunabhängige Family Offices werden auch in Europa immer beliebter. Ein Grund dafür ist, dass der Anlagemarkt zunehmend unübersichtlich wird. Dazu bieten Banken und Versicherungen naturgemäss keine unabhängige Beratung. Deswegen entscheiden sich vermögende Familien immer häufiger für eine abgekoppelte Beratungsleistung in Form eines unabhängigen Family Office. Dieses hat die Aufgabe, Vermögen zu verwalten, die rechtliche Betreuung zu gewährleisten und im Interesse von einer oder mehrerer Familien zu handeln. Dabei werden sämtliche vermögensrelevanten Aspekte zu einer einheitlichen Anlagestrategie koordiniert und optimiert.

Elemente eines Family Office-Vertrages

Im Folgenden die üblichen Elemente eines Family Office-Vertrages:

Form des Family Offices

Dabei ist zu definieren, ob es sich um ein Single- oder Multi Family Office handelt und ob es als virtuelles Family Office organisiert wird. Alle Beteiligten müssen im Vertrag genannt werden, sowie die Höhe ihrer Vermögensanlagen, die Möglichkeit weiteres Vermögen anzulegen und allfällige spezielle Bedingungen der einzelnen Familienmitglieder.

Beteiligte des Family Offices

Die Gründer werden natürlich im Vertrag genannt. Später können auch andere Familienmitglieder an einem Beitritt interessiert sein, z.B. Kinder der Gründungsmitglieder. Deshalb muss man festlegen, unter welchen Bedingungen neue Mitglieder dem Office beitreten können.

Externe Beauftragte

Die Vermögens- und Steuerberater muss man sorgfältig auswählen, wobei alle Familiemitglieder damit einverstanden sein sollten. Natürlich sind mit den Beratern entsprechende Verträge abzuschliessen. Wenn nötig muss man auch neue Berater hinzuziehen oder die Berater wechseln können. Ausserdem ist abzumachen, ob diese zur Vertragserfüllung Dritte beiziehen können.

Finanzierung von Beratern und Spesen

Diese können laufend aus dem Gewinn bezahlt oder anteilsmässig von den Mitgliedern übernommen werden. Sofern das Family Office als Einfache Gesellschaft gestaltet ist, haften die Gesellschafter gegenüber Dritten solidarisch und mit ihrem ganzen Vermögen. Deswegen muss der Vertrag eine Klausel darüber enthalten, wie Verpflichtungen verteilt werden.

Anlageplan und Gewinnverteilung

Anlagebedingungen werden am besten mit Beteilung von Anlage- und Steuerberatern ausgehandelt. Wenn ein Vermögen bereits gewinnbringend angelegt oder in einem rentierenden Unternehmen investiert ist, ist es empfehlenswert das so zu lassen und im Vertrag festzulegen.

Achtung: Anlagepläne muss man wenn nötig auch rasch ändern können!

Die Gewinnverteilung kann proportional zur Höhe der Anlage der einzelnen Mitglieder festgelegt werden. Wenn ein ererbtes Vermögen angelegt wird, ist es häufig gerecht, wenn der Gewinn gleichmässig auf alle Mitglieder verteilt wird. Eine andere Möglichkeit ist die Verteilung proportional zu der Erb- bzw. Pflichtteilsberechtigung oder proportional zu der Einlage jedes Mitgliedes. Wichtig ist auch eine Bestimmung für den Fall, dass sich Verluste ergeben und wie diese auszugleichen sind.

Beanspruchung eines Vermögensanteils

Es ist möglich, dass ein Mitglied sein eingelegtes Vermögen oder einen Teil der Erbschaft dringend benötigen, z.B. bei Notlagen oder für eine Unternehmensgründung. Im Vertrag sollte festgelegt sein, unter welchen Bedingungen die Mitglieder einen Anteil des Officevermögens erhalten bzw. ihre Einlagen zurückverlangen können.

Aufsicht der Familie

Unbedingt sollte die Familie selber die Kontrolle behalten. Es ist sinnvoll, diese Aufgabe den Mitgliedern zu überlassen, die die höchsten Beträge angelegt haben oder den Pflichtteilserben, wenn das Family Office mit einer Erbschaft angelegt wurde. Man kann auch einen so genannten Familienausschuss wählen, der das Family Office beaufsichtigt und auch sonst für Familienangelegenheiten zuständig ist. Allenfalls kann es sinnvoll sein, einen unabhängigen Revisor mit einer regelmässigen, z.B. jährlichen, Kontrolle zu beauftragen, jedenfalls dann, wenn kein Familienmitglied eine parallele Buchhaltung führt.

Entscheidungsmodus

Nach den Bestimmungen über die Einfache Gesellschaft haben alle Personen das gleiche Stimmrecht. Will man nach Anlagenhöhe abstimmen, muss man eine andere Form wählen.

Geheimhaltungs- und Datenschutzklauseln

Natürlich haben sich alle Familienmitglieder sowie die Beauftragten an die Bestimmungen über Datenschutz zu halten. Geheimhaltung kann man gegenüber den Familienmitgliedern und den Beauftragten vereinbaren, vor allem wenn es beim Family Office auch um Verwaltung von immateriellen Rechten und Know-how geht. Dann sollten sich alle Beteiligten verpflichten, mit Dritten oder Mitarbeitenden ebenso strenge Geheimhaltungsverträge abzuschliesen.

Informationspflichten

Die Beauftragten sollten die beteiligten Familienmitglieder regelmässig über den Stand der Anlagen informieren. Sobald es Probleme gibt, sollten alle Beteiligten sofort informiert werden, von dem Beteiligten, dem das Problem zuerst bekannt wurde.

Ehre

Eine Verpflichtung zu ehrenhaftem Verhalten sollte für alle Familienmitglieder festgelegt werden. Das Family Office darf nicht für illegale Geschäfte missbraucht werden, wie z.B. Steuerhinterziehung oder sogar Geldwäscherei. Die Familiengemeinschaft muss die Möglichkeit haben, ein Familienmitglied in einem solchen Fall sofort auszuschliessen. Dass das auch für Beauftragte gilt ist klar, siehe auch Elemente des Treuhandvertrages.

Lösungen von Problemen und Konflikten

Im Vertrag ist zu beschreiben, wie man bei Problemen und Konflikten vorzugehen hat. Es ist immer vorteilhaft, diese möglichst rasch zu beseitigen. Beispielsweise kann bei einer Änderung der Börsenverhältnisse eine rasche Änderung des Anlageplans nötig sein. Dann muss man wissen, wer darüber zu bestimmen hat. Für den Fall, dass die Beteiligten nicht miteinander klarkommen, kann man einen neutralen Dritten oder einen professionellen Mediator einschalten. Alle Beteiligten sollten sich verpflichten, Prozesse nur im äussersten Notfall zu führen.

Auflösung des Family Offices

Der Vertrag muss eine Bestimmung enthalten, unter welchen Bedingungen das Family Office aufgelöst werden kann, wer darüber entscheidet und wie das verbleibende Vermögen verteilt wird. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich die Familienstruktur und die Erbrechtsverhältnisse ändern können, also müssen die Bestimmungen flexibel sein.

Family Office-Vertrag
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Checkliste: Family Office-Vertrag

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