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Checkliste Projektmanagement im Unternehmen

Welche Bedeutung und welchen Nutzen hat ein funktionierendes Projektmanagement für ein Unternehmen? Welche Anforderungen für die Etablierung von profitablem Projektmanagement sind erforderlich? Mithilfe dieser Checkliste als einfacher Evaluierungsmethode können Sie Ihr Projektmanagement überprüfen. Die Checkliste hilft Ihnen, defizitäre Bereiche im Projektmanagement Ihres Unternehmens zu erkennen.

Warum scheitern in der Praxis immer wieder Projekte?

Es ist durch viele Studien (z.B. Standish Group) belegt, dass ein erstaunlich geringer Anteil von Projekten bezüglich Zeit, Budget und Zielen plangemäss erfolgreich abgeschlossen wird. Offenbar gelingt es in vielen Unternehmen nicht, Projektmanagement in der Praxis umzusetzen.

Die Fähigkeit, Projektmanagement profitabel umzusetzen, erfordert Rahmenbedingungen und Kompetenzen in den folgenden Bereichen:

  • Projektmanagement-Prozesse und -Methoden
  • Anwendung von Projektmanagement-Werkzeugen
  • Qualifizierung der Mitarbeiter, insbesondere der Projektleitung
  • Verankerung des Projektmanagements in der Organisation
  • die nötige Aufmerksamkeit des Managements für Projektmanagement

Projektmanagement-Prozesse und -Methoden

Dieser Bereich zielt auf die Beschreibungen, nach welchen Regeln Projektmanagement in einer Unternehmung durchgeführt wird. Typische Dokumente dazu sind z.B. Verfahrensdokumentationen, Projektmanagement-Leitfäden sowie Projektmanagement-Handbücher.

Allerdings ist es falsch zu denken, Projektmanagement sei allein ein reines Methoden- bzw. Prozessthema. Denn dann wird übersehen, dass ein methodischer Leitfaden und eine Prozessbeschreibung für sich keine Geschäftsabläufe verändern, keinen Wertewandel in einem Unternehmen bewirken und sich auch in keiner Weise motivationssteigernd auf die Projektmitarbeiter auswirken.

Anwendung von Projektmanagement-Werkzeugen

Unter Projektmanagement-Werkzeugen sind einerseits Vorlagen und Formulare zu verstehen, andererseits technische Hilfsmittel zur Planung von Projekten, z.B. Projektmanagement-Software wie MS Project.

Bei der Einführung von Projektmanagement-Werkzeugen ist es nicht zielführend, eine geeignete Projektmanagement-Software auszuwählen und diese einzuführen, ohne dass das gelebte Projektmanagement des Unternehmens berücksichtigt wird. Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von Projektmanagement-Software ist es, dass die gelebten Prozesse durch die Software unterstützt werden.

Qualifizierung der Mitarbeiter, insbesondere der Projektleitung

Unter der Qualifizierung der Mitarbeiter werden die Qualifikation und die Fähigkeiten der Projektleiter verstanden, ein Projekt zu leiten. Hierunter fallen einerseits kommunikative sowie soziale und andererseits organisatorische und fachliche Fähigkeiten des Projektleiters. Diese Fähigkeiten müssen über den Geltungsbereich des einzelnen Projekts hinausgehen. Eine Betrachtung im Kontext des Unternehmens ist erforderlich, um den Wirkungsgrad der Projektmanagement-Kompetenz des Projektleiters auf die Strasse zu bringen ((Hallo Frau Meier, was meinen Sie mit der Formulierung «auf die Strasse zu bringen?»)).

Verankerung des Projektmanagements in der Organisation

In der Praxis ist zu beobachten, dass die drei genannten Bereiche noch nicht ausreichend sind, um Projekte erfolgreich durchzuführen. Entscheidend für ein erfolgreiches Projektmanagement ist die Verankerung und Stellung des Projektmanagements im Unternehmen. Solange Projektmanagement rein technisch bewertet und nach dem Einsatz der Methoden und Werkzeuge betrachtet wird, kann kein klares Bild der Projektmanagement-Kompetenz eines Unternehmens gezeichnet werden. Vielmehr spielt es eine grosse Rolle, wie das Projektmanagement innerhalb einer Organisation eingebettet ist. Denn daraus ergibt sich die Akzeptanz für das Projektmanagement im Unternehmen. Für diesen Punkt kann nicht der einzelne Projektmanager verantwortlich gemacht werden. Diese Verantwortung muss das Management des Unternehmens übernehmen.

Dazu muss das Management bereit sein, eine solche Veränderung auch durch bleibende Veränderungen in der Aufbauorganisation zu stabilisieren. Das kann z.B. die Schaffung einer Abteilung sein, welche das operative Projektmanagement in der Administration unterstützt. Ein weiteres Beispiel hierfür ist die Installation und Etablierung einer Abteilung, welche die übergreifende Koordination des gesamten Projektportfolios übernimmt.

Damit sich ein nachhaltiger Erfolg einstellt, ist es notwendig, dass diese geschaffenen Abteilungen nicht zu realitätsfremden, ermahnenden Besserwissern verkommen, die mit erhobenem Zeigefinger die Einhaltung bestimmter Formalismen fordern. Es reicht nicht, wenn Experten in einer abgeschlossenen Kammer sitzen, um sich weitere überflüssige Formalismen einfallen zu lassen, die nach ihrer Meinung der Sache dienlich sind. Ein dauerhafter Erfolg stellt sich - fast automatisch - ein, wenn notwendige Formalismen direkt unter Beteiligung der betroffenen Projektleiter und Projektmitarbeiter erarbeitet werden.

Die nötige Aufmerksamkeit des Managements für das Projektmanagement

Nur wenn das Management bzw. die Unternehmensleitung Projektmanagement als Mittel zur Umsetzung der Unternehmensziele begreift, wird sich ein dauerhaftes, profitables und erfolgreiches Projektmanagement in einer Unternehmung etablieren.

Anderenfalls werden Massnahmen zur Förderung des Projektmanagements oder Projektmanagement-Qualifizierungen bei der ersten Budgetkürzung wieder gestrichen. Um dauerhaft profitables Projektmanagement zu etablieren, muss das Management Projektmanagement als Führungskompetenz und relevant für die Wertschöpfung des Unternehmens ansehen. Diese Ansicht sollte in Form von z.B. Unternehmenszielen publiziert sein.

Wie können Sie die Checkliste zum Nutzen Ihres Unternehmens optimal einsetzen?

Diese Checkliste ist an der Praxis orientiert. Sie können mittels der Checkliste relevante Erfolgsfaktoren prüfen und Sie können Bereiche identifizieren, in denen Sie Ihr Projektmanagement verbessern können. Zu bedenken ist, dass zur nachhaltigen Verbesserung die oben beschriebenen Rahmenbedingungen erfüllt oder auf den Weg gebracht sind.

Anwendung der Checkliste

Um die Checkliste anzuwenden, entscheiden Sie für jede Aussage der Checkliste, ob die Aussage für das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen zutreffend ist oder nicht.

Bei der Erstellung der Checkliste wurde ganz bewusst auf die Möglichkeit verzichtet, eine neutrale Antwort geben zu können. Jede Aussage, der Sie zustimmen können, ergibt einen Punkt für die Güte des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen. Jeder Punkt, dem Sie nicht zustimmen können, identifiziert einen Bereich, in dem Sie das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen verbessern können.

In der Checkliste sind die Aussagen zum Projektmanagement in drei Hauptbereiche unterteilt:

  • Methoden, Werkzeuge und Prozesse
  • Qualifizierung
  • Verankerung des Projektmanagements in der Organisation

Diese Einteilung gibt Ihnen zusätzlich Hinweise, in welchen Bereichen Sie Rahmenbedingungen für die Etablierung von profitablem Projektmanagement in Ihrem Unternehmen verändern müssen, um eine Verbesserung zu initiieren.

Hinweis: In dieser Checkliste sind alle Fragen gleich gewichtet. Da die Anzahl der Aussagen in der Checkliste zu den einzelnen Bereichen unterschiedlich ist, wird der Stellung des Managements zum Projektmanagement und der Verankerung des Projektmanagements in der Organisation ein hoher Stellenwert beigemessen.

Zum einen kann die Checkliste so eingesetzt werden, dass eine Person die Fragen der Checkliste beantwortet. Das Ergebnis ist die Sicht einer Einzelperson auf das Projektmanagement in einem Unternehmen. Natürlich kann sich auch die Einzelperson hinsetzen und auf Basis der Ergebnisse Massnahmen zur Verbesserung definieren und umsetzen.

Wirkungsvoller ist es jedoch, die Checkliste im Rahmen eines Workshops zu nutzen. Dort kann mit einem einfachen Mittel gemeinsam mit Projektleitern, Führungskräften, Unternehmensleitung und Projektmitarbeitern ein realistisches Bild der Situation des Projektmanagements in dem Unternehmen gewonnen werden.

Projektmanagement im Unternehmen
Excel-Dokument
1 Seite, 15.51 KB

Checkliste: Projektmanagement im Unternehmen

Diese Checkliste dient Ihnen als Hilfsmittel, welches die relevanten Bereiche im Projektmanagement identifiziert. Die Ergebnisse der Checkliste zeigen auf, wo Unternehmen sich noch verbessern und weiterentwickeln können. Die Festlegung der Massnahmen zur Verbesserung des Projektmanagements sowie die Umsetzung der Massnahmen wird idealerweise in Form eines Projekts durchgeführt. Sie erhalten wertvolle Hinweise, wo Veränderungen zum Besseren mehr oder weniger benötigt werden. Scheuen Sie sich nicht anzufangen. Starten Sie den Prozess zur Verbesserung des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen. Denken Sie aber immer daran, dass es sich um einen Verbesserungsprozess handelt. Geduld haben und dranbleiben ist gefragt.

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